Chargement par lots - réserver plusieurs commandes à la fois

Qu’est-ce qu’un chargement par lots, et comment fonctionne-t-il ?

Fatigué de créer vos commandes une par une ? Avec les chargements par lots, vous pouvez créer des dizaines, voire des centaines de commandes à la fois, en une fraction du temps.

Lorsque vous avez une liste de colis que vous souhaitez réserver avec Sendle, vous pouvez mettre toutes les informations sur les colis dans une seule feuille de calcul et les charger sur Sendle pour créer des dizaines ou des centaines de colis à la fois.

Commencer peut sembler intimidant, mais le chargement par lots est facile une fois que vous l’avez compris. La partie la plus délicate consiste à remplir la feuille de calcul pour la première fois, et cette page vous guidera étape par étape. 

Comment créer et charger un lot de commandes

Étape 1. Télécharger le modèle et la fiche de référence

Le chargeur de lots a besoin d’informations spécifiques pour chaque commande, nous avons donc créé un modèle que vous utiliserez pour créer votre feuille de calcul de commandes. Nous avons également créé une fiche de référence pour vous. Le modèle est vide, mais la feuille de référence contient une explication et un exemple dans chaque colonne.

Métrique

Télécharger le modèle d'unités métriques pour chargement par lots

Télécharger la feuille de référence des unités métriques pour chargement par lots

Impérial

Télécharger le modèle d'unités impériales pour chargement par lots

Télécharger la feuille de référence des unités impériales pour chargement par lots

Étape 2. Remplissez le modèle

Vous pouvez utiliser n’importe quel tableur que vous aimez - nous vous recommandons Google Sheets, mais Excel et Numbers sont également bons.

Entrez chaque ordre dans sa propre ligne, en suivant les en-têtes de colonne. Utilisez la feuille de référence comme guide. (Vous pouvez également consulter la section Conseils pour remplir votre modèle de chargement par lots ci-dessous)

C’est une bonne idée de ne créer que deux ou trois commandes avec votre premier chargement par lots — de cette façon, il sera facile de corriger les erreurs ou fautes, et votre prochain lot sera une navigation en douceur.

Étape 3. Enregistrez votre modèle rempli en tant que fichier CSV

Vous ne pouvez charger que des fichiers CSV, vous devrez donc enregistrer ou exporter votre feuille de calcul en tant que fichier CSV. Les étapes exactes dépendront du tableur que vous utilisez, mais voici comment cela fonctionne.

  1. Ouvrez votre feuille de calcul et cliquez sur Fichier
  2. Choisissez Enregistrer sous, Exporter ou Télécharger.
    Celui que vous voyez dépendra du programme que vous utilisez
  3. Choisissez .CSV comme format de fichier
  4. Donnez à votre fichier un nom unique et enregistrez-le quelque part où vous pourrez le trouver facilement

Étape 4. Chargez le fichier et vérifiez vos commandes

  1. Dans votre tableau de bord Sendle, cliquez sur Commande par lots
  2. Sur la page de chargement par lots, cliquez sur Sélectionner votre fichier CSV 
  3. Choisissez votre fichier et cliquez sur Charger
  4. Lisez votre liste de commandes pour vous assurer que les détails sont corrects et ouvrez toutes les commandes dont vous n’êtes pas sûr pour revérifier.

Si vous avez des commandes avec des erreurs, elles seront surlignées en rouge dans la liste des commandes et les commandes avec des avertissements seront jaunes. Pour les résoudre, cliquez simplement sur chaque commande et faites-la défiler – vous pourrez voir où se trouve le problème.

Étape 5. Modifiez vos commandes

Si vous devez apporter des modifications à vos commandes, comme modifier la taille, l'option de livraison ou même supprimer certaines commandes, vous pouvez le faire maintenant.

  1. Utilisez les cases à cocher pour sélectionner les commandes pertinentes
  2. Choisissez parmi les options disponibles
  3. Cliquez sur Mettre à Jour

Étape 6. Confirmez vos commandes et imprimez vos étiquettes

Lorsque vous êtes prêt à confirmer vos commandes, cliquez sur Créer des commandes.

Vos étiquettes seront disponibles dans un seul fichier afin que vous puissiez toutes les imprimer en même temps, mais le processus d’impression est le même : choisissez Étiquettes Recadrées ou Lettre, cliquez sur Télécharger les étiquettes, puis imprimez-les.  

Conseils pour remplir votre modèle de chargement par lots 

La meilleure façon de remplir votre modèle pour la première fois est d’utiliser la feuille de référence comme guide. Il a une explication de chaque colonne, plus deux exemples.

Si vous préférez simplement utiliser cette page, voici les principales choses à savoir.

Adresses

Les colonnes du modèle CSV correspondent aux champs que vous voyez lorsque vous réservez un colis via le bon de commande normal.

N’oubliez pas d’entrer uniquement le numéro de rue et le nom de la rue dans receiver_address_line1 – toute information supplémentaire (telle que le niveau, le numéro d’unité ou d’appartement, ou le nom de l’immeuble) va dans receiver_address_line2.

Volume et poids

Entrez le poids, la longueur, la largeur et la hauteur, et lorsque vous chargez votre fichier CSV, nous calculons le volume de votre parcelle et choisissons la bonne taille de parcelle pour vous.

Instructions de livraison

La colonne delivery_instructions est l'endroit où vous indiquez les instructions pour le chauffeur qui livre votre colis. Il peut s'agir d'instructions allant de « Laissez dans un endroit sûr » à « Appelez-moi quand vous arrivez » (nous ne pouvons toutefois pas garantir qu'il suivra ces instructions).

Cette colonne ne permet pas de sélectionner l'option « ramassage », ni de choisir une vitesse de livraison.

Cette colonne ne permet pas non plus d'organiser des jours ou des heures de livraison spécifiques (nous ne pouvons pas le faire) ou de demander au chauffeur de téléphoner à l'approche (nous ne pouvons pas non plus le faire).

Nombres 

Vous pouvez entrer autant ou aussi peu de points décimaux que vous le souhaitez, assurez-vous simplement d’utiliser la bonne mesure (par exemple, pouces ou lbs).

Si vous entrez un nombre qui commence par un zéro, votre tableur peut supprimer ce premier zéro - ce qui est un problème pour des choses comme les numéros de téléphone mobile et les numéros de référence. Pour résoudre le problème, il suffit d’ajouter une apostrophe au début du nombre, comme ceci:

‘040 4123 123

Codes HS pour les colis internationaux

Vous devez inclure le bon code HS dans la colonne contents_hs_code si vous envoyez des colis à l'international. Il s'agit d'une pratique standard pour presque tous les pays qui importent et exportent des marchandises par le biais des douanes. Consultez cet article pour plus d'informations, notamment pour savoir comment rechercher les codes HS de vos colis.

Laisser les colonnes vides 

Si vous laissez la colonne pickup_date vide, vos commandes seront réservées pour le ramassage le jour ouvrable suivant.

Si l'adresse à laquelle vous envoyez votre commande ne comporte pas d'état (par exemple, une adresse anglaise), vous pouvez laisser la colonne receiver_state_name vide.

Colonnes facultatives

Les colonnes suivantes sont facultatives, ce qui signifie que vous pouvez les laisser vides sans problème.

  • receiver_company

  • receiver_email

  • receiver_address_line2

  • receiver_contact_number

  • customer_reference

Colis nationaux

Laissez les colonnes suivantes « International uniquement » vides lorsque vous envoyez un colis à l'intérieur du Canada.

  • receiver_country
  • country_of_origin
  • customs_description
  • contents_value

Colis internationaux

Laissez les colonnes suivantes " National uniquement " vides lorsque vous envoyez un colis à l'étranger. 

  • delivery_instructions

Limites de commande par lots

Votre « limite de commande par lots » est le nombre maximum de commandes que vous pouvez inclure dans un seul fichier CSV. Il est basé sur votreseuil de facturation, et il augmente à mesure que votre volume d’envoi augmente.

Lorsque vous créez des commandes (manuellement ou à l’aide d’un chargement par lots), le coût cumulé de vos commandes s’affiche sur la page Facturation de l’application Sendle sous Frais en attente, et votre seuil de facturation actuel est affiché sous Paiement suivant.

Lorsque vos frais en attente atteignent votre seuil de facturation, Sendle active un paiement. Dès que ce paiement passe par votre seuil de facturation augmente, et votre limite de commande de lot augmente pour correspondre.

Ce processus se répète à mesure que votre volume d’envoi augmente, jusqu’à ce que vous atteigniez le seuil de facturation maximal et la limite de commande par lots pour votre type de plan.

Vous pouvez voir votre limite de chargement sur la page de chargement par lots :

Limite de commande de lots trop faible ? Pas de soucis, il suffit de diviser vos commandes sur plusieurs fichiers CSV. Il n’y a pas de limite à la quantité de fichiers CSV que vous pouvez charger en une journée

Et, bonne nouvelle - si vous chargez plusieurs CSV, il est probable que vous atteigniez votre seuil de facturation, ce qui augmentera votre limite de commande par lots pour la prochaine fois.

Limites de commande par lots par type de forfait

Lorsque vous commencez à envoyer des colis avec Sendle, votre seuil de facturation est défini sur un montant initial, en fonction de votre type de plan Sendle. Au fur et à mesure que votre volume d’envoi augmente, votre limite augmentera également, jusqu’à ce qu’elle atteigne le montant maximum.

Standard

Le seuil de facturation de départ est de 10 $, puis de 30 $ et d’augmenter jusqu’à un maximum  de 500 $

La limite de commande de départ par lot est de 3 commandes par CSV, puis de 5 commandes et d’augmenter jusqu’à un maximum  de 100 commandes

Premium

Le seuil de facturation de départ est de 15 $ puis de 40 $ et augmente jusqu’à un maximum de 1 250 $

La limite de commande de départ par lots est de 5 commandes par CSV, puis de 10 commandes et d’augmenter jusqu’à un maximum de 200 commandes

Pro

Le seuil de départ est de 50 $ puis de 120 $ et augmente jusqu’à un maximum de 4 000 $

La limite de commande de départ par lot est de 15 commandes par CSV, puis de 25 commandes et d’augmenter jusqu’à un maximum de 300 commandes

 

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